Location : Quelles informations puis-je demander à mon locataire ?

Points essentiels à retenir : 

• Parmi les étapes de location, la recherche du locataire est importante que ce soit pour une location nue ou une location meublée.
• Le propriétaire peut demander un dossier au candidat locataire, contenant une liste limitative de justificatifs sur son identité, son travail et ses ressources.
• Le bailleur privé reçoit des copies mais peut demander à consulter les originaux.
• L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une liste limitative de documents justificatifs par décret. Le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015 est actuellement en vigueur. 

Quels documents faut-il fournir pour louer un appartement : un justificatif d'identité 

Le bailleur est en droit de demander 1 justificatif de l'identité du candidat locataire parmi ceux ci-dessous. Le document doit comporter une photo et être en cours de validité.  

• une carte nationale d’identité française ou étrangère ;
• un passeport français ou étranger ;
• un permis de conduire français ou étranger ;
• si le locataire est étranger : un document justifiant de son droit de séjour, comme une carte de séjour temporaire, une carte de résident ou une carte de ressortissant d'un Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Documents relatifs à l'ancien domicile du locataire

Le bailleur ou l'agence immobilière est en droit d'exiger 1 seul justificatif de domicile parmi les documents suivants :

• les 3 dernières quittances de loyer ou, à défaut, l’attestation du précédent bailleur (ou de son mandataire) indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges locatives ;
• une attestation d’élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé au titre de l’article L 264-2 du Code de l’action sociale et des familles ;
• une attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile ;
• le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

Documents prouvant l’activité professionnelle du locataire

Pour obtenir une preuve de l’activité professionnelle du locataire, il est possible de se faire remettre un ou plusieurs de ces documents :

• un contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l’employeur précisant l’emploi et la rémunération proposée, la date d’entrée en fonction et la durée de la période d’essai (si besoin) ;
• un extrait K ou Kbis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale. L'Annuaire des entreprises permet d'obtenir gratuitement un justificatif d'immatriculation au registre national des entreprises (RNE), équivalent au Kbis.
• une fiche d'immatriculation au RNE pour un artisan ;
• la copie du certificat d’identification de l’Insee, comportant les numéros d’identification, pour un travailleur indépendant ;
• la copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
• toute pièce récente attestant de l’activité pour les autres professionnels ;
• une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité pour l’année en cours.

Documents portant sur les ressources

Afin de limiter les risques d’impayés, le bailleur peut demander un ou plusieurs justificatifs parmi les pièces suivantes :

• le dernier avis d’imposition ou de non-imposition ;
• si tout ou partie des revenus sont perçus à l'étranger : le dernier ou avant-dernier avis d’imposition (ou document en tenant lieu établi par l’administration fiscale de l’État ou du territoire) ;
• les 3 derniers bulletins de salaire ;
• le justificatif de versement des indemnités de stage ;
• les 2 derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées ;
• le justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l‘ouverture des droits, établis par l’organisme payeur ;
• l’attestation de simulation établie par l’organisme payeur ou le locataire relative aux aides au logement ;
• l’avis d’attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
• le titre de propriété d’un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
• les justificatifs de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Liste des documents à demander au locataire 

Tout document doit être traduit en français et les montants convertis en euros.

Quel dossier pour le garant de la location ? 

La liste des justificatifs dépend de la nature du garant 

Garant personne physique 

Le propriétaire ou son mandataire peut exiger : 

• Un seul justificatif d'identité : carte d'identité, permis de conduire ou passeport.
• Un seul justificatif de domicile : dernière quittance de loyer, facture d'eau ou d'énergie de moins de 3 mois, attestation d'assurance habitation de moins de 3 mois, dernier avis de taxe foncière (voire titre de propriété).
• Un ou plusieurs justificatifs d'activité professionnelle identiques à ceux demandés au candidat locataire.
• Un ou plusieurs justificatifs de ressources identiques à ceux demandés au candidat locataire. 

Caution personne morale 

Une banque, une entreprise, une personne morale peut se porter caution d'un locataire. Les documents autorisés dans le dossier de location sont alors : 

• tout document justifiant l'existence légale de la personne morale : extrait K bis original de moins de 3 mois de l'entreprise, statuts ou tout autre document mentionnant le nom du responsable, l'adresse de l'organisme.
• un justificatif d'identité du représentant légal de la personne morale.

Garantie Visale 

Si le candidat locataire dispose d'une caution Action Logement, il lui suffit de présenter le Visa attestant qu'il est bénéficiaire de la garantie Visale. 

Bonnes pratiques et points de vigilance !

Simplifiez-vous la vie ! Pour être certain de demander les documents adéquats à votre locataire, vous pouvez créer un compte Dossier Facile (propriétaire). Ce téléservice gratuit incite votre locataire à déposer tous ses justificatifs dans son Dossier Facile Locataire. 

Les agents publics vérifient que le dossier est complet et adresse un lien de téléchargement sécurisé. C'est un point supplémentaire pour convaincre un bailleur ! Attention, ils ne vérifient pas l'authenticité de chaque pièce ! 

En revanche, vous pouvez simplement vérifier l'authenticité d'un avis d'imposition en ligne sur le site des impôts. 

En complément, voici quelques points de vigilance dans la recherche d'un locataire : 

• veillez à respecter le principe de non-discrimination ;
• respecter également les données personnelles des candidats locataires et ne conservez pas leur dossier au-delà du délai nécessaire. 

Quels documents sont interdits dans un dossier de location d'appartement ?

Le propriétaire ne peut pas demander certains documents, notamment :

• la carte vitale,
• le dossier médical,
• l'extrait de casier judiciaire,
• les relevés de compte bancaire. 

Il est également interdit de demander une quelconque somme d'argent au candidat locataire avant la signature du bail. 

Quelles sanctions en cas d'abus sur les pièces justificatives du locataire ? 

Le propriétaire bailleur qui réclamerait des documents autres que ceux figurant dans cette liste s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 €. Ce montant peut être porté à 15 000 € si le bailleur est une personne morale (une SCI, société civile immobilière, par exemple).

Questions fréquentes sur les documents du dossier de location

Ai-je le droit de demander les relevés bancaires à mon candidat locataire ? 

Non, il est interdit de demander les relevés bancaires à un candidat locataire. Le propriétaire s'expose à des sanctions (3 000 € pour une personne physique, 15 000 € pour une personne morale). L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 et son décret du 5 novembre 2015 établissent une liste précise des pièces justificatives légales. 

Peut-on refuser un candidat sans CDI (retraité, étudiant, auto-entrepreneur) ?

Tout bailleur est libre de choisir son locataire. Il doit respecter un principe de non-discrimination. Au-delà de la possession d'un contrat de travail, le propriétaire doit s'intéresser aux ressources et revenus réels du candidat locataire, ainsi qu'à ceux de son garant éventuel.