Dossier de bail incomplet : quels risques pour le propriétaire et le locataire ?

Dossier de bail incomplet : ce qu’il faut retenir

• Un dossier de bail incomplet expose propriétaire et locataire à des risques.
• L’absence d’état des lieux d’entrée est la situation la plus problématique pour le propriétaire.
• Les diagnostics techniques et annexes obligatoires conditionnent la validité et la sécurité du contrat de bail.
• Un dossier de location complet et conforme facilite la décision de l'agence, limite les litiges et garantit une relation saine entre le bailleur et le locataire.

Les documents obligatoires pour qu’un bail soit complet

Un bail est complet dès lors qu’il réunit plusieurs documents obligatoires. Ces documents doivent être remis au locataire lors de la signature du bail.

Parmi ceux que le propriétaire doit obligatoirement annexer au dossier de location, on retrouve :

• Le contrat de location
• Le dossier de diagnostics techniques (DDT), qui comporte :
• Le diagnostic de performance énergétique
• Le CREP (constat de risque d’exposition au plomb)
• L’état d’installation intérieure de l’électricité, si l’installation a plus de 15 ans
• L’état d’installation intérieure du gaz, si l’installation a plus de 15 ans
• L’état des risques (naturels, miniers, technologiques…), si le logement se trouve dans une zone concernée
• Le Diagnostic bruit, si le logement se trouve dans une zone concernée
• La notice d’information. Les informations qui doivent y figurer sont essentiellement :
• Le montant du loyer et des charges
• Le montant du dépôt de garantie
• La durée de préavis
• Le document d’état des lieux d’entrée

Bon à savoir :

Il est essentiel de distinguer deux notions souvent confondues. Le dossier de candidature, déposé par un locataire avant la signature du bail, et le dossier de bail signé, qui formalise l’accord entre les parties.

Comment les agences vérifient les dossiers de location ?

Avant toute conclusion d'un bail, les agences immobilières passent en revue différents aspects d’un dossier de location. 

Elles vérifient :

• La capacité financière du locataire à assumer le montant du loyer, généralement en veillant à ce qu’il perçoive entre trois voire quatre fois le montant du loyer. Il ne s’agit pas d’une obligation légale, mais d’une règle généralement appliquée par la plupart des professionnels de l’immobilier.
• La présence de l’intégralité des pièces administratives, et leur cohérence avec le montant du loyer : avis d’imposition, fiches de paie, justificatif de domicile...
• La solidité financière d’une caution solidaire si nécessaire, via l’analyse des ressources financières (avis d'imposition)

Absence d’état des lieux d’entrée : la pièce manquante la plus risquée

L’absence de l’état des lieux d’entrée est le risque le plus important que représente un dossier de bail incomplet. L’article 1731 du Code civil établit une présomption selon laquelle le preneur a reçu la chose en bon état de réparations locatives : sans état des lieux d’entrée, le logement est réputé avoir été remis en bon état au locataire lors de son entrée dans le logement.

Cela fait  courir un vrai risque tant au propriétaire qu’au locataire si l’état des lieux de sortie fait apparaître des dégradations.

Les risques pour le propriétaire bailleur ? Si aucun état des lieux d’entrée n’est établi, le logement est présumé avoir été remis en bon état au locataire. Problème, en cas de dégradations constatées à la sortie, le propriétaire ne peut pas prouver l’état réel du logement à l’entrée et il devient difficile d’imputer les dommages au locataire.

Mais pour le locataire également, l’absence d’état des lieux d’entrée est un risque. Sa responsabilité présumée peut être engagée en cas de dégradations, et le propriétaire peut retenir sur le dépôt de garantie.

Diagnostics techniques manquants : qu’est-ce qui peut rendre un bail invalide ?

Un propriétaire doit fournir les diagnostics obligatoires comme le DPE.

En cas de diagnostics manquants, le dossier de bail est donc incomplet. Cela peut entraîner l'annulation du bail.

Le propriétaire encourt par ailleurs d'autres risques :

• Une réduction du montant du loyer
• Une amende administrative de 1 500€ pour une personne physique et 3 000€ pour une personne morale

Dossier de candidature incomplet : pourquoi un dossier de location peut-il être refusé ?

Côté locataire, un dossier de location incomplet est la première cause de refus par les agences.

La raison ? Cela empêche d’évaluer la solvabilité du candidat à la location. Une agence doit pourtant s’assurer que le locataire sera en mesure de payer le loyer et les charges sur toute la durée du bail.

Aussi, sur un marché locatif situé en zone tendue, un dossier incomplet est immédiatement désavantagé face à des candidatures complètes. Le bailleur privilégie le dossier le plus clair.

 Pour la constitution d'un dossier de location, les pièces à annexer sont :

• Les justificatifs de revenus (bulletins de salaire, avis d’imposition
• La carte nationale d’identité
• Les trois dernières quittances de loyer
• Le contrat de travail éventuellement
• En cas de besoin d’un garant, des justificatifs quant à ses ressources sont également demandée (avis d’imposition, bulletins de salaire…)

Comment régulariser un dossier de bail incomplet ?

En cas de dossier de bail incomplet, il est toujours possible de régulariser la situation.

Cela peut être par :

• L’ajout de documents manquants
• La réalisation d’un état des lieux d’entrée tardif, avec avenant au contrat de bail 

Tableau récapitulatif – Dossier de bail incomplet : risques et conséquences

Sécurisez votre location avec un dossier complet

Un contrat de bail incomplet mine la relation locative dès son origine et risque de fragiliser la relation entre le bailleur et le locataire. Pour le locataire, préparer un dossier de location solide est indispensable pour sécuriser la relation avec le bailleur. Pour le propriétaire, cela permet de sécuriser son investissement. Dans cette optique, souscrire une garantie loyer impayé est recommandé dans bien des cas.